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Datenschutzinformation für Mitarbeiter_innen

Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Daten von Mitarbeiter_innen
nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Begründung, Durchführung sowie Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

1. VERANTWORTLICHE STELLE IM SINNE DES DATENSCHUTZRECHTS
pad gGmbH
Geschäftsführung
Dr. Wolfgang Drahs, Andreas Wächter
Kastanienallee 55, 12627 Berlin

2. KONTAKTDATEN UNSERES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Dirk Timm
pad gGmbH
Kastanienallee 55, 12627 Berlin
Dirk_Timm@pad-berlin.de

3. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen. Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern diese entweder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegen uns erforderlich ist. Zudem werden personenbezogene Daten im Rahmen von unternehmenskulturellen Aktivitäten wie Geburtstage oder Jubiläen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und das berechtigte Interesse der Mitarbeiter_innenbindung durch das Unternehmen.
Die von Ihnen bereits im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten dürfen wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für den Beginn, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Die Daten werden gemäß Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) für die Vorbereitung und Durchführung von Verträgen erfasst, verarbeitet und ggf. an Drittempfänger im erforderlichen Maße weitergegeben.

Dazu gehören u.a. folgende Prozesse und Informationen:

•    Informationen zu den notwendigen (Neben-)Zahlungen durch den Träger und Prüfprozesse durch Zuwendungsgeber und weitere Behörden wie Finanzamt oder Rentenversicherungsträger (Beispiele: persönliche Daten, Kontaktdaten, Bankverbindung für die Vertragserstellung und –durchführung)
•    Informationen bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge an Versicherungsträger
•    Informationen zur Krankenversicherung zur Feststellung, ob Beiträge an die Künstlersozialkasse abzuführen sind (Prüfung durch Rentenversicherungsträger)
•    Aktuelle Beschäftigungsdaten zur aktuellen Tätigkeit für Prüfungen durch Finanzamt und Zuwendungsgeber bezüglich Einstufung und Ausschluss von Scheinselbständigkeit
•    Aktuelle Beschäftigungsdaten zur Einstufung nach Ausführungsvorschriften für Honorare im Geschäftsbereich der Kinder- und Jugendhilfe (AV Hon-KJH) laut Qualifikation
•    Feststellung von Verurteilungen zur Feststellung der Einsatzmöglichkeit im Kinder- und Jugendhilfebereich (gesetzliche Vorgabe der Prüfung durch Zuwendungsgeber)

4. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die zur Erfüllung von vertraglichen sowie buchhalterischen und steuerlichen Pflichten (Bankverbindung, Krankenversicherung, Sozialversicherung, Steuerdaten etc.) erforderlich sind. Dies betrifft ggf. auch Daten, die zur Erfüllung von gesetzlichen und vertraglichen Pflichten gegenüber Zuwendungsgebern und sonstigen finanzierenden Stellen vorgesehen sind.

5. QUELLEN DER DATEN
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die von Ihnen zum Zwecke der Begründung sowie Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt wurden.

6. EMPFÄNGER_INNEN DER DATEN
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen (z. B. externe Steuerberater). Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 3 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Beschäftigungsvertrages erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

•    Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
•    Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung bzw. soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis unmittelbar erforderlich ist, wie z. B. Senatsverwaltungen oder Bezirksämter

7. ÜBERMITTLUNG IN EIN DRITTLAND
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

8. DAUER DER DATENSPEICHERUNG
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus dem Beschäftigungsvertrag ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs - oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

9. IHRE RECHTE
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (siehe Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie uns gerne kontaktieren.

10. ERFORDERLICHKEIT DER BEREITSTELLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses (Arbeitsvertrag) mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten beim Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses bereitstellen, können wir kein wirksames Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen schließen.
 
11. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Hier finden Sie die Datenschutzinformationen für Mitarbeiter_innen als PDF:

Datenschutzinformationen für Mitarbeiter innen

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